Jak Cię widzą… Część 2

Wstępniak

Telefon to dość ciekawe urządzenie. Większość z nas nie ma z korzystaniem z niego żadnych problemów, gdy rozmawia ze znajomym czy krewnym, lecz wykręcenie numeru do osoby nieznanej, od której np. oczekujemy konkretnych informacji, może już stanowić nie lada kłopot. Co ciekawe, również odebranie połączenia od kogoś nieznajomego niejednokrotnie powoduje uścisk w gardle i znacznie ogranicza nasze umiejętności komunikacji. Straszne, prawda? Zwłaszcza, gdy jednak mimo wszystko czekamy z utęsknieniem, aż telefon zadzwoni a po drugiej stronie słuchawki usłyszymy, iż dzwonią do nas w sprawie przesłanej oferty pracy…

Po drugie – Uwaga! Telefon dzwoni!

Przypomnijmy sobie poprzednią część „Jak Cię widzą…” Pamiętacie, co pisałam o dwukrotnym sprawdzeniu aplikacji przed jej wysłaniem? Jeżeli sądziliście, iż uwaga ta nie dotyczyła danych kontaktowych, bo te NA PEWNO poprawnie wpisaliście, to wyprowadzam z błędu. Chodziło mi ZWŁASZCZA o TE dane.

Pewna moja znajoma martwiła się kiedyś, iż pomimo faktu wysyłania kilkunastu aplikacji dziennie, nikt do niej nie dzwoni. Poprosiła, aby zerknąć na jej CV i sprawdzić, co jest nie tak. Uśmiechnęłam się i odpowiedziałam „A pod jakim numer mają zadzwonić?” Dopiero wtedy moja koleżanka zorientowała się, iż w jej aplikacji nie widnieje żaden numer telefonu… Jednak załóżmy, że numer został wpisany poprawnie, aplikacja zainteresowała pracownika HR i telefon w końcu dzwoni…

Uwaga nr 1. Naprawdę fajnie, jeżeli odbieramy telefon słowami np. „Jan Kowalski, słucham!” jednak wiem, iż trudno tego wymagać od kandydatów, skoro na co dzień dzwoni tak wiele osób usiłujących coś nam sprzedać. Jednak, gdy już na nasze „halo?” usłyszymy w słuchawce „Anna Iksińska, Firma XYZ, Czy rozmawiam z panem Janem Kowalskim?” samo słowo „Tak” to mało. Fajnie, gdybyśmy odpowiedzieli np. „Tak, przy telefonie. W czym mogę pomóc?” lub „Przy telefonie, witam serdecznie!” To niewiele kosztuje, a atmosfera robi się od razu pozytywna…

Uwaga nr 2. Jeżeli nie usłyszymy imienia i nazwiska i firmy ewentualnie samej firmy, na wstępie rozmowy, warto upewnić się, kto dzwoni…. Dlaczego? Zobrazuję na przykładzie.

PRZYKŁAD

Było to jeszcze w czasach, gdy o rekrutacji nie miałam bladego pojęcia, ale zawzięcie szukałam pracy. Któregoś dnia w odpowiedzi na moją ofertę zadzwoniła pani Anna. Niestety oprócz imienia nie usłyszałam ani nazwiska, ani firmy, z której dzwoniła, jednak wstydziłam się zapytać, skąd telefonuje. Zadała mi kilka pytań, na które odpowiedziałam bez zarzutu i już się cieszyłam, że świetnie mi poszło, lecz nagle zapytała „Czy wie Pani w jakiej branży działa nasza firma?” Głos mi się załamał, po czym w wymijający sposób odpowiedziałam, iż zapewne w finansowej. „A na jakie stanowisko pani do nas aplikowała?” – dopytała moja rozmówczyni. Niestety nie umiałam odpowiedzieć. Wówczas szukałam pracy na różnych stanowiskach, a nie wiedząc, z jakiej instytucji do mnie dzwonią, nie mogłam pamiętać na jakie stanowisko aplikowałam akurat tutaj. Na końcu moja rozmówczyni, żegnając się poinformowała mnie, jaka jest procedura rekrutacyjna w firmie XYZ i, że dostanę odpowiedź e-mailem. Mało nie przewróciłam się z wściekłości, gdy uświadomiłam sobie, iż zadzwoniono do mnie z firmy, w której wówczas bardzo, ale to bardzo chciałam pracować…. Oczywiście e-mailem otrzymałam odpowiedź negatywną….

Skoro więc wiemy już z przedstawicielem jakiej firmy rozmawiamy oraz wiemy na pewno, iż wysyłaliśmy tam aplikację na stanowisko X, pora na uwagi, co do treści rozmowy.

Przy okazji… informacja typu „Wie Pani, aplikuję na tyle różnych stanowisk i do tylu różnych firm, iż nie pamiętam akurat w jakiej branży Państwo działacie i na jakie akurat stanowisko szukacie kandydata…” w większości przypadków nas DYSKWALIFIKUJE.

Ale do rzeczy! Są różne rodzaje rozmów telefonicznych w sprawie pracy. Czasem jest to tylko krótkie, proste umówienie nas od razu na spotkanie rekrutacyjne przez np. sekretarkę. Pamiętajmy jednak, iż nie zwalnia nas to z uprzejmości! Może umawiać nas również osobiście przyszły przełożony lub pracownik HR, który będzie z nami przeprowadzał rozmowę kwalifikacyjną.

Uwaga nr 3. Nawet jeżeli rozmowa telefoniczna ma na celu jedynie umówienie nas na spotkanie, nie odpowiadajmy zdawkowo, pojedynczymi słowami, lecz pełnymi zdaniami. Upewnijmy się również, kto poprowadzi spotkanie, na które jesteśmy zaproszeni i ile mniej więcej ono potrwa oraz jaki będzie miało charakter. Pamiętajmy chociażby o istnieniu tzw. assessment center (ten rodzaj rekrutacji omówię w późniejszych częściach), które może potrwać nawet kilka godzin!

Czasami jednak rozmowa telefoniczna to nie tylko wybranie dogodnego terminu spotkania, lecz już wstępna rozmowa kwalifikacyjna, o czym zresztą powinniśmy być poinformowani na wstępie. I od razu…

Uwaga nr 4. Jeżeli jesteśmy w miejscu, gdzie nie możemy rozmawiać, bo jest zbyt głośno, zbyt wiele osób postronnych itp. od razu poinformujmy o tym naszego rozmówcę! Doświadczony pracownik HR sam powinien zapytać, czy jesteśmy w miejscu odpowiednim do kilkuminutowej, spokojnej konwersacji, jednak czasem kandydaci bojąc się, iż rozmówca więcej nie zadzwoni, pośpiesznie odpowiadają, iż oczywiście tak. Wierzcie mi, iż nie jest to dobrym pomysłem… Lepiej umówić się na inny, dogodny termin rozmowy!

Uwaga nr 5. Jeżeli pracownik HR właśnie nas obudził to również nie jest odpowiedni czas na rozmowę kwalifikacyjną…

Co jest oceniane podczas wstępnej rozmowy telefonicznej z kandydatem? To zależy od stanowiska. Na co innego zwraca się uwagę, gdy kandydat ma w przyszłości np. obsługiwać klientów, na co innego zaś, gdy jego praca wymaga konkretnych umiejętności, ale nie wiąże się z koniecznością kontaktów międzyludzkich. Zawsze jednak punktuje uprzejmość i kultura słowa. Wiadomo, iż od operatora koparki nie wymaga się tak samo poprawnej polszczyzny jak np. od przyszłej asystentki prezesa (choć jest mile widziana ;)), jednak kultury słowa wymaga się od wszystkich.

Zawsze starajmy się, aby nasze odpowiedzi były wyraźne (nasz rozmówca nie może się domyślać, co właściwie powiedzieliśmy chociażby dlatego, że może domyślić się źle…), konkretne i zawierały odpowiedzi na zadane nam pytania. Odpowiadamy głośno i wyraźnie, powoli, ale nie rozwlekle. Nie mówimy o rzeczach nie związanych z pracą (np. „Ojej, właśnie przypaliły mi się bułeczki”), nie przerywamy rozmówcy w pół słowa, nawet jeżeli go nie rozumiemy. Dopiero jak skończy, należy zadać pytanie dodatkowe lub poprosić o doprecyzowanie pytania. Jeżeli zadeklarowaliśmy biegłą znajomość jakiegoś języka obcego, źle będzie odebrane, gdy na pytanie „czy możemy teraz przejść np. na język angielski?” odpowiemy odmownie. Chyba że mamy ku temu dobry powód. Np. wyjaśnimy, iż w pokoju jest Anglik i nie chcielibyście, aby poznał treść waszej konwersacji (;)). Nie używamy języka potocznego ani wulgarnego. (Pamiętam, jak kiedyś zadzwoniłam do kandydata i wszystko było w porządku, dopóki nie okazało się, iż żaden z zaproponowanych terminów spotkania mu nie pasował „Cholera jasna, chyba się nie dogadamy w ten sposób!” – usłyszałam w słuchawce. Cóż, odparłam, że w takim razie dziękuję za udział w procesie rekrutacji i poświęcony czas na rozmowę telefoniczną, po czym pożegnałam się i rozłączyłam.) Użycie zwrotów typu „Na razie!” na koniec rozmowy też jest niemile widziane, a niestety zdarza się wśród kandydatów. Uważajmy jednak, by w ogóle pożegnać się i podziękować za rozmowę. Zwykle pierwszy zrobi to pracownik HR i naprawdę niemile się rozczaruje, gdy ktoś po jego ostatnim zdaniu po prostu się rozłączy…

Pamiętajmy, że…

Ktoś, kto dzwoni w sprawie pracy nie poprosi nas o podanie przez telefon numeru PIN do karty kredytowej czy też hasła do konta mailowego (chyba że będzie chciał sprawdzić np. jak radzimy sobie z procedurami dotyczącymi bezpieczeństwa) ;) Przy okazji, uwaga na inne patologie. Np. gdy aplikujemy na stanowisko asystentki prezesa i zostaniemy poproszeni o nadesłanie kilku naszych zdjęć w załączniku, zastanówmy się, czy aby na pewno chcemy pracować w takim miejscu…

Co się dzieje po wstępnej rozmowie kwalifikacyjnej przez telefon? Różnie to bywa. Czasem, gdy rozmówca jest z nas bardzo zadowolony, od razu umówi nas na spotkanie, jednak rzadko tak się stanie. Uważa się to za „niepolityczne”, ale to nie jest jedynym powodem zwłoki. Zdarza się, że kandydatów jest tak dużo, iż dopiero po przeprowadzeniu wszystkich rozmów telefonicznych można oszacować, ile spotkań będzie potrzebnych. Wówczas pracownik HR lub inna osoba zadzwoni ponownie, aby podziękować nam za poprzednią rozmowę i pogratulować przejścia do kolejnego etapu, a następnie zaproponuje termin spotkania.

Pamiętajmy, że…

Najczęściej terminów do wyboru jest kilka, jednak w przypadku, gdy spotkanie ma np. charakter grupowy (pisanie testu, wspomniane assessment center ), może się okazać, iż termin jest sztywny.

Czasem niestety dostaniemy odpowiedź odmowną, czyli podziękowanie za udział w rekrutacji. Warto wówczas zapytać rozmówcę o powody odpowiedzi odmownej, ale w sposób uprzejmy i pozbawiony pretensji. Jeżeli dzwoni do nas pracownik HR, prawdopodobnie będzie potrafił odpowiedzieć na to pytanie. Jeżeli zadzwoni sekretarka – już raczej nie. Wtedy możemy ewentualnie poprosić o kontakt do tej osoby, która podjęła decyzję. To jednak, czy go otrzymamy zależy od polityki HR w danej instytucji. Nie powinniśmy się obrażać, gdy otrzymamy odmowę.

Pamiętajmy, że…

To nie jest prawdopodobnie ostatni proces rekrutacji u danego pracodawcy. Może się okazać, iż robiąc dobre wrażenie w takim momencie zapracujemy na przyszłość. Zostawmy po sobie miłe wspomnienia ;)

Czasem odpowiedzi w ogóle nie będzie i to, w moim odczuciu, jest karygodne, ale częste. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy na wstępie rozmówca poinformuje nas, że brak odpowiedzi będzie jednoznaczny z odpowiedzią odmowną. Wtedy „karygodnosć” jest trochę złagodzona, ale i tak nie popieram takiej polityki rekrutacyjnej :)

Uwaga nr 6. Doświadczony pracownik HR powinien podczas rozmowy poinformować kandydata, jaką formę przyjmie odpowiedź. A najlepiej opowiedzieć na wstępie, jak wygląda cały proces rekrutacji w danej instytucji.

Możliwe np., iż po zakończeniu całego procesu rekrutacji i wybraniu kandydata do pracy, do wszystkich pozostałych zostanie wysłany mail z podziękowaniem. Sprawdzajmy więc skrzynkę mailową.

Uwaga nr 7. Dygresja – jeżeli szukamy pracy powinniśmy sprawdzać skrzynkę mailową co najmniej raz dziennie. Niektóre firmy wprowadzają już do procesu rekrutacji zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną za pomocą poczty elektronicznej. Czasem też proszą o podanie dodatkowych informacji, rozwiązanie zadania bądź wypełnienie ankiety. Jeżeli sprawdzamy pocztę zbyt rzadko, łatwo przegapić taką prośbę. Zaglądajmy również do folderu SPAM, bo nie wiadomo, jaką ochronę antyspamową posiada nasza skrzynka.

PRZYKŁAD

Dostałam kiedyś piękny list w postaci e-mail od kandydatki do pracy. Informowała między innymi, iż w załączniku zamieszcza CV i List Motywacyjny. Kilka najważniejszych informacji przytoczyła w treści e-maila. Niestety nie dostałam załącznika. Uznałam, że każdemu może się zdarzyć taki błąd i wysłałam odpowiedź, w której prosiłam o przesłanie zapomnianych załączników. Dopiero po dwóch tygodniach dostałam odpowiedź. Kandydatka bardzo przepraszała, ale była pewna, że w razie czego ktoś do niej zadzwoni, więc nie sprawdzała poczty. Oczywiście rekrutację miałam już zakończoną.

Kończąc niniejszą część…

Kilka prostych uwag na temat rozmów telefonicznych w sprawie pracy oczywiście nie stanowi rozwiązania dla osób, które panicznie boją się tego rodzaju komunikacji. Dla tych mam inną radę. Ćwiczcie! Markujcie rozmowy telefoniczne w sprawie pracy przed lustrem. Nagrywajcie się i słuchajcie, czy jesteście zrozumiali. Poproście krewnego/znajomego o przećwiczenie takiej rozmowy. Jeżeli boicie się rozmów spontanicznych, zawsze mówcie pracownikowi HR, iż to nie jest odpowiedni moment na rozmowę kwalifikacyjną. Wtedy zyskacie czas – kilka godzin bądź dni i zdążycie się przygotować. Zbierzcie wówczas informacje o danej firmie, przypomnijcie sobie, co napisaliście w Liście Motywacyjnym, dlaczego akurat na to stanowisko aplikowaliście. Dlaczego chcielibyście pracować w danej firmie, w danej branży itp. Zapiszcie w punktach, dużymi literami najważniejsze informacje i miejcie je przed sobą w czasie rozmowy. Na wszystko jest rada, Moi Drodzy, trzeba tylko chcieć ;)

W następnej części:

Po trzecie – do spotkania należy się przygotować!

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>